部署間の壁をなくし、事務業務を共有する体制づくり
今回は、営業推進部で事務業務統合を推進するＹ係長にお話を伺いました。
部署の壁を越えて事務業務を共有し始めた理由をお聞かせいただけますか？
今までは住宅営業部・特販営業部など、事務は殆どが部門毎“縦割り”になっていましたから、事務員同士「他部門の事務員さんがどんな仕事をしているのか全く分からない」という状況でした。
長く続いてきた縦割りを出来るだけ解消し協力し合える体制を作る為、昨年の4月から事務部門は『営業推進部』 として一本化されました。もちろん仕事の内容はそれぞれ専門的な部分もありますから、完全に統合することはできませんが、互いの仕事を理解し合える体制を作ることで、「私の仕事ではない」という考え方から「事務員みんなで出来ることをやる」というスタンスに意識を変えることが狙いでした。
そうだったんですね。
実際に10カ月経ってみて、どれくらい進んだと感じていますか？
目標を「10」とするなら 現在は「5」くらいです。
5までは比較的スムーズに進みましたが、ここから先の5は、縦割りを超えて“教える時間の確保”が必要になりますから、難易度は上がると思っています。
取り組みを始めて実際にどんな変化が起きていますか？
例えば「ガラス担当チーム（4名）」では、毎日お昼に「今日、自分が抱えている仕事量」を、忙しさを表す5段階の炎マーク（🔥〜🔥🔥🔥🔥🔥）で可視化し、炎が多い人がいれば、「その仕事、私がやりますよ」と他のメンバーが手を挙げてフォローする協力体制が出来てきました。
また、お昼の短時間ミーティングでは、各担当が現在の業務量や進捗状況を共有しています。
その結果、チームの雰囲気に変化はありましたか？
とても前向きな変化が出ています。
例えば、業務日報に「〇〇さんが手伝ってくれました」と書かれることが増えたり、忙しい人に対して自然と「何か手伝おうか？」という声が上がったりしています。
それは良い傾向ですね。
ですが、完全に縦割りが無くなったわけではないんですよね？
はい、仕事自体の専門性はあるので縦割り要素は残ります。
ただ、「知らない」「手を出せない」という壁は確実に薄くなっています。
では、今後はどのようなことが課題になりそうですか？
一番のポイントは、“教えるための時間をどう生み出すか” という点です。
それぞれが多くの業務を集中して熟している為、“学び合う時間”を確保することが難しく、その為にはもっと業務の効率化を図る必要があると思います。
今後はＡＩの活用やシステムの改善などを行い、“教える時間、学ぶ時間”を確保することで、営業推進部の力を高め、営業の皆さんをサポートできる範囲を広げていきたいと考えています。
目指している“営業推進部”の姿を改めて聞かせてください。
“みんなが協力し合える営業推進部”です。
誰か一人が仕事でパンクしない、誰かが長期で休んでもスムーズにフォローできる、お互いの仕事が見える化されている、声をかけ合える関係がある。そんな“しなやかで強いチーム”を作りたいと考えています。
最後に、この取り組みを通して特に良いと思ったエピソードはありますか？
この取り組みを始めてしばらくしてから「Ｔさんが残業せずに済んだ日」が現れたことが象徴的でした。
お互いが忙しさを共有することにより、自然と「じゃあ私これやるね！」と声が上がり、全員で支え合って業務を終わらせたことで、結果Ｔさんが残業せずその日の業務を終えることができたんです。
縦割りの旧体制では絶対に起きなかった光景で、この変化こそがこの取り組みの成果が形となって現れた瞬間だったと思います。
今日はたくさんのお話をありがとうございました。
現場のリアルな声を伺うことができ、取り組みへの理解がより深まりました。
この取り組みがますます良い方向に進むことを応援しています。
募集職種についての詳細は職種紹介をご覧ください。
